Un cliente nuevo escribe por correo. Alguien copia sus datos en el Excel de clientes. Después, en el programa de facturación. Después, en la agenda. Si hay un cambio de dirección, hay que acordarse de cambiarlo en los tres sitios. Cada paso son unos minutos que parecen insignificantes, pero que se repiten cada día, con cada cliente y con cada persona del equipo.
Cómo calcular lo que te cuesta
No hace falta un estudio. Basta con estimar tres números para cada tarea de copia:
- Cuántas personas la hacen.
- Cuántos minutos al día le dedica cada una.
- Cuántos días al año se trabaja (unas 46 semanas de 5 días, si no quieres afinar más).
Ejemplo de cálculo: 3 personas × 20 minutos al día × 5 días × 46 semanas = 230 horas al año. Y eso solo por una tarea. Si en tu empresa hay tres o cuatro tareas así, la cifra se multiplica.
En la página de Soluciones tienes una calculadora que hace esta cuenta por ti.
El coste que no se ve en horas
El tiempo es lo más fácil de medir, pero no lo único:
- Errores de copia. Un número mal tecleado acaba en una factura equivocada o en un envío a la dirección antigua.
- Versiones distintas de la verdad. El Excel dice una cosa y el programa otra, y hay que investigar cuál es la buena.
- Retrasos. Mientras el dato no se ha copiado, nadie más puede actuar sobre él.
- Dependencia de personas. Si quien lo copia no está, el proceso se para.
Cómo eliminar la duplicación
Decide dónde vive cada dato
Cada tipo de información debe tener un único sitio de referencia: los clientes en un lugar, las facturas en otro, los pedidos en otro. El resto de programas no lo copian: lo consultan o lo reciben automáticamente.
Conecta los programas que ya funcionan
La mayoría de herramientas actuales pueden enviar y recibir datos de forma automática. Conectarlas hace que, cuando algo cambia en un sitio, se actualice en los demás sin que nadie tenga que acordarse.
Crea lo que falta en el centro
Si el dato de referencia hoy vive en una hoja de cálculo o en un chat, lo que falta es una herramienta propia donde viva de verdad, con permisos, historial de cambios y avisos. Esa pieza es la que conecta todo lo demás.
Por dónde empezar
Por la tarea de copia que más horas consume según el cálculo de arriba. Resolver esa primera suele pagar el resto del camino y deja claro, con datos, cuál es el siguiente paso.